С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется в электронном виде. Бумажный вариант остался только для закрытого перечня случаев из приказа Минтранса № 262. За первый месяц действия новых правил на бухгалтерских и логистических форумах накопились десятки однотипных вопросов. Почти все они сводятся к одному: кто в этой перевозке грузоотправитель и нужна ли ЭТрН вообще.
В этой статье разберём практические ситуации на примерах. Вы узнаете, кто оформляет ЭТрН при самовывозе, доставке своим транспортом и привлечении стороннего перевозчика, когда накладная не нужна, а также какие подписи и машиночитаемые доверенности (МЧД) потребуются.
Главное правило: грузоотправителя определяет договор перевозки
Ключ к пониманию всех ситуаций — определение из Устава автомобильного транспорта (ст. 2). Грузоотправитель — это лицо, которое по договору перевозки выступает от своего имени или от имени владельца груза. Грузоотправителем не становится автоматически собственник товара, плательщик по счёту или тот, у кого находится склад. Им становится тот, кто заключил договор перевозки с перевозчиком.
Отсюда второе правило: нет договора перевозки — нет и транспортной накладной. Подтверждать ей нечего, если перевозки как отдельной услуги не существует.
Ситуация 1. Продавец везёт своим транспортом, доставка входит в цену товара
Ответ: ЭТрН не нужна.
Если продавец доставляет собственный товар покупателю своим транспортом, а стоимость доставки не выделена отдельно, договор перевозки не возникает. Продавец, везущий собственный товар, не может заключить договор перевозки сам с собой. Минтранс подтверждает: договор перевозки не может быть заключён между одним и тем же лицом. Транспортная накладная в этом случае не оформляется — ни бумажная, ни электронная.
Ситуация 2. Продавец везёт своим транспортом, доставка выделена отдельной строкой
Ответ: однозначного ответа нет, позиции ведомств расходятся.
Одни эксперты и суды (например, ФАС Центрального округа) считают, что доставка — это способ исполнения договора поставки, а не самостоятельная услуга перевозки. В этом случае ЭТрН не нужна. Другие (включая Минфин в письме от 22.12.2011 № 03-03-10/123) полагают, что при доставке товара до склада покупателя возникают отношения по перевозке, и тогда ТрН нужна.
Рекомендация: если доставка оформлена как отдельная платная услуга и выделена в счёте или договоре, безопаснее оформить ЭТрН. С 1 марта 2027 года для такой доставки на машине тяжелее 3,5 тонн может дополнительно потребоваться допуск перевозчика по 520-ФЗ.
Ситуация 3. Покупатель нанял перевозчика и забирает товар со склада поставщика
Ответ: ЭТрН нужна. Грузоотправитель — покупатель, он же грузополучатель.
Это классический случай самовывоза через стороннего перевозчика. Договор перевозки заключил покупатель — значит, он выступает грузоотправителем. При этом в графах «Отправитель» и «Получатель» будет одно и то же юрлицо. Погрузка происходит на складе поставщика, и водитель принимает груз у кладовщика поставщика. Поставщик обязан подписать факт передачи груза (титул погрузки) в ЭДО или на бумаге.
В этой ситуации приказ Минтранса № 262 (п. 7) формально допускает бумажную накладную, поскольку грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо. Но если в договоре перевозки предусмотрено электронное оформление, ЭТрН всё равно оформляется. Использовать эту лазейку при самовывозе со склада стороннего поставщика не стоит: налоговая может расценить это как нарушение.
Ситуация 4. Самовывоз собственным транспортом покупателя
Ответ: ЭТрН не нужна.
Если покупатель забирает товар своим или арендованным транспортом без привлечения сторонних перевозчиков, договор перевозки не заключается. Следовательно, и транспортная накладная не оформляется. Одного путевого листа в этом случае достаточно.
Ситуация 5. Продавец нанял стороннего перевозчика для доставки покупателю
Ответ: ЭТрН нужна. Грузоотправитель — продавец.
Это самая простая и очевидная ситуация. Продавец заключил договор перевозки со сторонней транспортной компанией — значит, он грузоотправитель, а покупатель грузополучатель. ЭТрН оформляется обязательно.
Когда ЭТрН точно не нужна
| Ситуация | Нужна ли ЭТрН | Почему |
|---|---|---|
| Покупатель забирает товар своим транспортом | Нет | Нет договора перевозки |
| Продавец везёт своим транспортом, доставка в цене товара | Нет | Нет договора перевозки (нельзя заключить сам с собой) |
| Перемещение грузов внутри одной компании между своими объектами | Нет | Нет третьих лиц, нет договора перевозки |
| Передача товара по УПД без услуги перевозки | Нет | Обычная передача товара, не перевозка |
Кто и чем подписывает ЭТрН
В электронном документообороте участвуют три стороны: грузоотправитель, перевозчик (водитель) и грузополучатель. Каждый подписывает свой титул ЭТрН.
| Участник | Что подписывает | Чем подписывает |
|---|---|---|
| Грузоотправитель | Титул 1 (формирование и передача груза) | КЭП руководителя или КЭП сотрудника + МЧД |
| Перевозчик (водитель) | Титулы 2 и 4 (приём и сдача груза) | ПЭП в мобильном приложении оператора |
| Грузополучатель | Титул 3 (приёмка груза) | КЭП руководителя или КЭП сотрудника + МЧД |
О водителе. В стандартной схеме водителю не нужна КЭП и МЧД. Он подписывает титулы 2 и 4 простой электронной подписью (ПЭП) в мобильном приложении. Документ приобретает полную силу только после того, как тот же титул подтвердит КЭП логиста или диспетчера перевозчика. Если же водитель планирует подписывать титулы самостоятельно через «Госключ» без участия ЭЦП перевозчика, МЧД ему понадобится.
О МЧД. Машиночитаемая доверенность нужна каждому сотруднику (кроме руководителя и ИП), который подписывает титулы ЭТрН от имени организации. Это XML-файл, который руководитель подписывает своей КЭП. Для перевозочных документов применяется единый формат МЧД версии 003.
Что проверить бизнесу прямо сейчас
- Проверить договоры с контрагентами. Определить, кто в каждой конкретной перевозке является грузоотправителем — от этого зависит, кто оформляет ЭТрН.
- Подключиться к оператору ИС ЭПД. Выбрать оператора (1С-ЭПД, Диадок, Контур и др.) и заключить договор.
- Оформить электронные подписи. КЭП для руководителя, ПЭП для водителей, МЧД для сотрудников, подписывающих документы.
- Провести тестовую перевозку. Убедиться, что обмен документами работает корректно, до начала массовых отгрузок.
- Обучить сотрудников. Логисты, кладовщики и бухгалтеры должны понимать, кто и когда формирует титулы ЭТрН.
Переход на ЭТрН — не разовая акция, а постоянное изменение процессов. Главное — правильно определить роль компании в каждой перевозке и заранее настроить документооборот.
Нужна помощь с настройкой ЭПД или разбором конкретной ситуации? Наши эксперты готовы подключиться.
Получить консультацию по ЭТрН и ЭПД
