Приём на работу иностранного гражданина требует от кадровика и бухгалтера особой внимательности. Помимо стандартных процедур — проверки документов, заключения договора, оформления приказов — нужно учесть миграционный статус работника, соблюсти квоты и уведомить МВД в строго установленный срок. С 1 сентября 2026 года действуют новые формы уведомлений, утверждённые приказом МВД № 290, а за ошибки в них предусмотрены штрафы до 800 тысяч рублей. Разберём пошаговый алгоритм действий.
Шаг 1. Определите статус иностранного работника
Порядок найма и комплект документов зависят от статуса иностранца и режима его въезда в Россию. Ошибка на этом этапе может привести к тому, что трудоустройство окажется незаконным.
| Статус | Нужен ли патент / разрешение на работу | Особенности |
|---|---|---|
| Постоянно проживающие (ВНЖ) | Нет | Работают без ограничений по всей территории России |
| Временно проживающие (РВП) | Нет | Работают только в субъекте РФ, где разрешено временное проживание |
| Граждане ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) | Нет | Работают без разрешительных документов, трудовой договор обязателен |
| Временно пребывающие безвизовые (Узбекистан, Таджикистан, Азербайджан, Грузия и др.) | Патент | Патент действует в конкретном регионе, срок определяется оплатой авансовых платежей |
| Временно пребывающие визовые (Туркмения, Китай, Индия, Латвия и др.) | Разрешение на работу (и работодателю — разрешение на привлечение) | Требуется разрешение для работника и для работодателя |
| Высококвалифицированные специалисты (ВКС) | Разрешение на работу (упрощённый порядок) | Повышенные требования к зарплате, упрощённое оформление |
Шаг 2. Проверьте ограничения и квоты
Прежде чем принимать иностранца, убедитесь, что компания вправе это делать.
- Запреты на виды деятельности. Для отдельных видов деятельности установлены ограничения или полный запрет на привлечение иностранных работников. Например, в Санкт-Петербурге продлён запрет на работу иностранцев в такси и курьерских службах.
- Допустимая доля иностранных работников. Для отдельных отраслей установлена максимальная доля иностранцев в общей численности персонала. На 2026 год ограничения введены постановлением Правительства от 05.12.2025 № 1995. Например, в строительстве иностранцы могут составлять не более 50% работников[reference:6].
- Квоты на визовых иностранцев. Для привлечения работников из визовых стран установлены квоты на выдачу приглашений и разрешений на работу. В 2026 году квоты утверждены постановлением Правительства от 28.11.2025 № 1920.
Важно: проверьте кандидата в реестре контролируемых лиц МВД. В него включают иностранцев, у которых нет законных оснований для нахождения в России. Если в реестре есть сведения о кандидате, допускать его к работе нельзя.
Шаг 3. Запросите документы у иностранного гражданина
Помимо документов, предусмотренных статьёй 65 ТК РФ (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности), иностранный работник должен предъявить дополнительные документы:
- Договор (полис) добровольного медицинского страхования — для временно пребывающих. Этот документ не нужен, если работодатель заключил с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг.
- Разрешение на работу или патент — для временно пребывающих. Разрешение на работу может быть предъявлено после заключения трудового договора, если договор необходим для его получения. В этом случае трудовой договор вступает в силу не ранее дня получения разрешения.
- Разрешение на временное проживание (РВП) — для временно проживающих.
- Вид на жительство (ВНЖ) — для постоянно проживающих.
- Документ об образовании или квалификации — если работа требует специальных знаний.
- Справка об отсутствии судимости — если это требуется по закону.
Шаг 4. Заключите трудовой договор
С иностранным работником заключается обычный трудовой договор с учётом особенностей его статуса. Срочный договор можно заключить в тех же случаях, что и с россиянином. Если оснований для срочного договора нет, заключается бессрочный.
В договоре обязательно укажите:
- данные документа, подтверждающего право на работу (патент, разрешение, РВП, ВНЖ);
- срок действия разрешительного документа, если он ограничен;
- условия оплаты труда, соответствующие требованиям к минимальному доходу иностранца.
Шаг 5. Уведомите МВД о приёме на работу
Это ключевой этап, на котором чаще всего совершаются ошибки. Уведомить территориальный орган МВД нужно в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового или гражданско-правового договора.
С 1 сентября 2026 года действуют новые формы уведомлений, утверждённые приказом МВД от 12.05.2026 № 290. Старые бланки применять нельзя — это расценивается как нарушение установленного порядка.
Что изменилось в новых формах
| Нововведение | Что это значит для работодателя |
|---|---|
| Отдельное согласие на обработку персональных данных | Согласие иностранца больше не включено в уведомление — его нужно оформлять отдельным документом и прикладывать к каждому уведомлению |
| Указание срока действия договора | В уведомлении о заключении договора нужно указывать срок его действия либо отметку «бессрочный» |
| ИНН работодателя | В уведомлениях появилось поле для указания ИНН работодателя или заказчика услуг |
| ИНН работника (для ВКС) | В уведомлении о выплате зарплаты ВКС требуется указывать ИНН иностранного специалиста |
Способы подачи уведомления: лично в подразделение по вопросам миграции, заказным почтовым отправлением с описью вложения или через портал Госуслуг.
Шаг 6. Рассчитайте налоги и взносы
НДФЛ
Ставка НДФЛ зависит от налогового статуса иностранца и его категории:
- Нерезиденты (по умолчанию) — 30% с доходов от источников в РФ.
- Работники из ЕАЭС — с 2026 года доходы облагаются по прогрессивной шкале 13–22% независимо от налогового резидентства.
- Высококвалифицированные специалисты (ВКС) — 13% (15%, 18%, 20%, 22%) независимо от статуса резидента или нерезидента.
- Иностранцы с ВНЖ или РВП — облагаются по ставкам, применяемым к резидентам.
Страховые взносы
На выплаты иностранным работникам начисляются страховые взносы по общим ставкам:
- 30% — в пределах единой предельной величины базы (2 979 000 рублей в 2026 году).
- 15,1% — с выплат, превышающих предельную величину базы.
- Взносы на травматизм — от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска.
Исключение: временно пребывающие ВКС и некоторые другие категории могут иметь особенности по взносам на отдельные виды страхования.
Шаг 7. Контролируйте сроки действия документов
Во время работы иностранного сотрудника необходимо отслеживать:
- срок действия патента или разрешения на работу;
- срок действия РВП или ВНЖ;
- срок действия полиса ДМС или договора с медицинской организацией;
- срок прохождения медицинского освидетельствования.
Если срок действия разрешительного документа истёк, а работник продолжает работать, это считается незаконным привлечением к трудовой деятельности и влечёт штрафы.
Ответственность за нарушения
| Нарушение | Штраф для должностных лиц | Штраф для юридических лиц |
|---|---|---|
| Незаконное привлечение иностранца к работе (ст. 18.15 КоАП РФ) | от 25 000 до 50 000 руб. | от 250 000 до 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14–90 суток |
| Неуведомление МВД или нарушение формы уведомления | от 35 000 до 50 000 руб. | от 400 000 до 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14–90 суток |
По данным МВД, за 9 месяцев 2026 года в одном только Красноярском крае к ответственности привлекли 394 работодателя, а общая сумма штрафов превысила 24 млн рублей. Деятельность трёх компаний была приостановлена.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД, если иностранец работает по патенту?
Да, уведомление обязательно при заключении любого трудового или гражданско-правового договора с иностранцем, независимо от наличия патента.
Можно ли принять на работу иностранца без патента, если он гражданин ЕАЭС?
Да. Гражданам Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии патент и разрешение на работу не требуются. Но трудовой договор обязателен, и уведомить МВД нужно в общем порядке.
Что делать, если срок патента истёк, а работник не успел его продлить?
Работника необходимо отстранить от работы до получения нового патента. Если он продолжит работать, это будет квалифицировано как незаконное привлечение к трудовой деятельности со всеми вытекающими штрафами.
Какие требования к зарплате иностранца?
Доход иностранца должен быть не ниже прожиточного минимума с региональным коэффициентом. С 2027 года ФНС будет передавать в МВД данные о доходах иностранных работников, а при несоответствии патент может быть аннулирован. Для ВКС с 1 марта 2027 года минимальная зарплата составит 717 000 рублей в месяц для большинства специалистов и 358 500 рублей для отдельных категорий.
Нужно ли согласие иностранца на обработку персональных данных?
Да, с 1 сентября 2026 года согласие оформляется отдельным документом и прикладывается к каждому уведомлению в МВД.
Приём на работу иностранного гражданина — процесс, требующий точности и внимания к деталям. Ошибки в уведомлениях, пропущенные сроки, неверно определённый статус работника — всё это может привести к серьёзным штрафам и даже приостановке деятельности компании. Если у вас нет штатного специалиста по миграционному учёту, лучше доверить эту работу профессионалам.
Нужна помощь в оформлении иностранного работника или проверке кадрового учёта? Наши эксперты помогут.
Получить консультацию по найму иностранных работников
Статья подготовлена экспертами «Центра Бухгалтерии» на основе Трудового кодекса РФ, Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, постановлений Правительства РФ от 28.11.2025 № 1920 и от 05.12.2025 № 1995, разъяснений ФНС России и МВД. Актуально на октябрь 2026 года.
