НДС с коммунальных платежей при аренде в 2026 году: три сценария, чтобы не переплатить

С 2026 года тысячи арендодателей на УСН впервые стали плательщиками НДС. И один из первых вопросов, который возникает: «Я плачу за свет, воду и отопление, а арендатор мне эти суммы возмещает. Надо ли с этого возмещения платить НДС? Если да — то по какой ставке? А счета-фактуры выставлять?»

Налоговый кодекс прямого ответа не даёт. Но есть письмо ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@, которое описывает три возможных способа расчётов между арендодателем и арендатором по коммунальным услугам. Именно от того, какой способ вы выбрали (или какой случайно сложился в договоре), зависит, как считать НДС.

Разберём все три сценария с примерами под новые ставки 2026 года.

Почему это важно именно сейчас

До 2026 года большинство арендодателей на УСН были освобождены от НДС — вопрос о том, облагать или нет переменную часть арендной платы, для них не стоял. Теперь ситуация поменялась. Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ снизил порог освобождения от НДС для упрощенцев с 60 млн до 20 млн рублей — в три раза. Количество плательщиков НДС среди рантье кратно выросло.

Цена ошибки в выборе сценария — либо переплата налога, либо доначисления по итогам проверки. Поэтому важно чётко понимать, какой вариант закреплён в вашем договоре и как его правильно обслуживать.

Три сценария ФНС: сравнительная таблица

Письмо ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@ описывает три возможных способа учёта коммунальных платежей между арендодателем и арендатором. Каждый из них по-разному влияет на НДС:

Теперь подробно разберём каждый сценарий — с цифрами и примерами.

Сценарий 1. Коммуналка как переменная часть арендной платы

Как это выглядит в договоре

В договоре аренды записано, что арендная плата состоит из двух частей:

• Постоянная часть — фиксированная сумма за пользование площадью (например, 100 000 рублей в месяц);
• Переменная часть — стоимость коммунальных услуг, фактически потреблённых арендатором за расчётный месяц.

Пример формулировки из договора: «Арендная плата состоит из постоянной части в размере 100 000 рублей и переменной части, равной стоимости коммунальных услуг (электроэнергия, водоснабжение, теплоснабжение), потреблённых арендатором в расчётном периоде согласно показаниям приборов учёта и тарифам ресурсоснабжающих организаций».

Как исчисляется НДС

В этом сценарии переменная часть считается частью услуги аренды. А услуга аренды — объект обложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Поэтому НДС начисляется на всю сумму арендной платы — и на постоянную, и на переменную части. Ставка применяется та, которую выбрал арендодатель: 5%, 7% или 22%.

Это прямо следует из Методических рекомендаций ФНС для плательщиков УСН (2026) и подтверждено письмом Минфина от 28.02.2025 № 03-07-11/19594.

Пример расчёта

Исходные данные:

• Арендодатель — ИП на УСН «Доходы», ставка НДС 5%.
• Постоянная часть — 100 000 руб.
• Переменная часть (коммуналка) за январь — 12 000 руб. (включая НДС поставщика ресурсов по ставке 22%).

Расчёт НДС:

• Общая сумма арендной платы: 100 000 + 12 000 = 112 000 руб.
• НДС к уплате: 112 000 × 5% = 5 600 руб.

Что получает арендатор:

• Счёт-фактуру от арендодателя на 112 000 руб., в том числе НДС 5% — 5 600 руб.
• К вычету может принять 5 600 руб. (если он плательщик НДС).

Главный риск этого сценария

Арендодатель платит поставщику ресурсов по счету с НДС 22%, а перевыставляет арендатору — с НДС 5%. При этом права на вычет входного НДС при пониженной ставке (5% или 7%) у арендодателя нет. Возникает «налоговый разрыв»: разница между 22% (уплаченными поставщику в составе тарифа) и 5% (полученными от арендатора) — это прямой убыток арендодателя.

В нашем примере: в составе 12 000 руб. коммуналки «сидит» НДС поставщика в размере 2 164 руб. (12 000 × 22/122). Арендодатель не может принять эту сумму к вычету. При этом арендатору он выставляет НДС 5% — всего 5 600 руб. со всей суммы. «Налоговый разрыв» в данном случае составляет 2 164 руб.

Именно поэтому при выборе пониженной ставки НДС (5% или 7%) многие арендодатели задумываются об агентском договоре (сценарий 3).

Сценарий 2. Компенсация (возмещение) коммунальных расходов

Как это выглядит в договоре

В договоре аренды арендная плата — фиксированная. А коммунальные услуги арендатор компенсирует арендодателю отдельно, сверх арендной платы. Обычно на основании отдельно выставляемых счетов.

Пример формулировки: «Коммунальные платежи не входят в арендную плату и оплачиваются арендатором отдельно на основании счетов, выставляемых арендодателем, в порядке возмещения фактических расходов арендодателя».

Именно такая формулировка использована в вопросе на buhsoft.ru от 05.02.2026, где компания на УСН (НДС 5%) спрашивала, нужно ли платить НДС с таких платежей.

Как исчисляется НДС

В этом сценарии арендодатель не оказывает арендатору коммунальных услуг — он сам является их покупателем (абонентом) у ресурсоснабжающих организаций. Соглашение о возмещении — это не договор на оказание услуг, а лишь порядок участия арендатора в расходах арендодателя (п. 22 Информационного письма ВАС РФ от 11.01.2002 № 66).

Соответственно, объекта обложения НДС не возникает. Арендодатель не начисляет НДС, не выставляет счёт-фактуру на сумму компенсации. Такой подход поддерживают контролирующие органы: Письмо Минфина от 28.02.2025 № 03-07-11/19594, Письмо ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@, Письмо Минфина от 24.03.2007 № 03-07-15/39.

Важно: этот сценарий работает, только если коммунальные услуги именно компенсируются сверх арендной платы, а не включаются в неё как переменная часть. Если в договоре записано «арендная плата состоит из постоянной и переменной части» — это сценарий 1, а не 2, независимо от того, как вы это называете.

Пример расчёта

Исходные данные:

• Арендодатель — ИП на УСН «Доходы», ставка НДС 5%.
• Арендная плата — 100 000 руб. (постоянная).
• Коммунальные услуги оплачены поставщику в размере 12 000 руб. (включая НДС 22% в сумме 2 164 руб.).
• Арендатор компенсирует 12 000 руб. отдельным платежом.

Расчёт НДС:

• НДС с арендной платы: 100 000 × 5% = 5 000 руб. (выставляется счёт-фактура).
• НДС с компенсации коммуналки: не начисляется. Счёт-фактура арендатору на эту сумму не выставляется.

Что получает арендатор:

• Счёт-фактуру только на арендную плату (100 000 руб., в т.ч. НДС 5% — 5 000 руб.).
• На сумму компенсации — счёт без НДС, без счёта-фактуры.
• Вычет по коммуналке не получает.

Риски и ограничения этого сценария

Если арендатор — компания на ОСНО, которой важен вычет НДС с коммунальных расходов, этот сценарий ему не подойдёт. Он не сможет принять к вычету НДС, уплаченный в составе компенсации. В этом случае арендатор может настаивать на сценарии 1 (переменная часть) или сценарии 3 (агентский).

Кроме того, важно правильно сформулировать договор. Если написано «арендная плата включает возмещение коммунальных услуг», налоговая может переквалифицировать это в переменную часть и доначислить НДС.

В каких случаях этот сценарий оптимален:

• Арендатор — ИП или ООО на УСН без НДС, которому вычет не нужен.
• Арендатор — самозанятый или физлицо.
• У арендодателя пониженная ставка НДС (5% или 7%), и он хочет избежать «налогового разрыва».

Сценарий 3. Агентский договор

Как это выглядит

Арендодатель заключает с арендатором агентский договор (или дополнительное соглашение к договору аренды с агентской оговоркой). По этому договору арендодатель выступает как посредник (агент), который приобретает коммунальные услуги для арендатора (принципала).

Пример из Consultant.ru (подборка «НДС с переменной арендной платы», 2026): «Если арендатору нужен вычет НДС по коммуналке, можно включить её в арендную плату как переменную часть или заключить агентский договор на приобретение коммунальных услуг с небольшим вознаграждением».

Как исчисляется НДС

Этот сценарий принципиально отличается от первых двух:

• Арендодатель не включает стоимость коммунальных услуг в свою налоговую базу по НДС (так как он посредник, а не продавец услуги).
• Арендодатель перевыставляет арендатору счёт-фактуру от ресурсоснабжающей организации — с той ставкой НДС, которая указана в счёте поставщика (как правило, 22%).
• НДС арендодатель начисляет только на сумму своего агентского вознаграждения.

Пример расчёта

Исходные данные:

• Арендодатель — ИП на УСН «Доходы», ставка НДС 5%.
• Арендная плата — 100 000 руб. в месяц (НДС 5% — 5 000 руб.).
• Коммунальные услуги за месяц — 12 000 руб. (включая НДС поставщика 22% в сумме 2 164 руб.).
• Агентское вознаграждение — 1 000 руб.

Документооборот:

• Поставщик ресурсов выставляет арендодателю счёт-фактуру на 12 000 руб., в т.ч. НДС 22%.
• Арендодатель перевыставляет арендатору:
  • Счёт-фактуру на коммунальные услуги — 12 000 руб., в т.ч. НДС 22%. Эта сумма не включается в налоговую базу арендодателя по НДС.
  • Счёт-фактуру на агентское вознаграждение — 1 000 руб., в т.ч. НДС 5% (50 руб.). Эта сумма включается в налоговую базу.
• Счёт-фактура на арендную плату выставляется отдельно: 100 000 руб., в т.ч. НДС 5%.

Что получает арендатор:

• Вычет НДС 22% с коммунальных услуг — 2 164 руб.
• Вычет НДС 5% с арендной платы — 5 000 руб.
• Вычет НДС 5% с агентского вознаграждения — 50 руб.
• Итого вычет: 2 164 + 5 000 + 50 = 7 214 руб.

Преимущества агентского сценария

Этот вариант особенно актуален в 2026 году, когда у арендодателя пониженная ставка НДС (5% или 7%), а у его арендаторов — потребность в вычете полного НДС (22%) с коммунальных расходов:

• Арендодатель избегает «налогового разрыва»: он не платит НДС 5% с суммы, включающей НДС поставщика 22%.
• Арендатор получает вычет по полной ставке 22%.
• Арендодатель платит НДС только с агентского вознаграждения (5% от 1 000 руб. = 50 руб.).

Что нужно для оформления

• Заключить агентский договор или дополнительное соглашение к договору аренды.
• Чётко определить предмет: арендодатель (агент) обязуется от своего имени, но за счёт арендатора (принципала) приобретать коммунальные услуги у ресурсоснабжающих организаций.
• Установить агентское вознаграждение (может быть фиксированным или в процентах от стоимости услуг).
• Вести раздельный учёт: отдельно — операции по аренде, отдельно — агентские операции. В декларации по НДС они отражаются в разных разделах.

Сравнительный расчёт: какой сценарий выгоднее

Рассмотрим ситуацию: арендодатель на УСН «Доходы», ставка НДС 5%. Постоянная часть арендной платы — 100 000 руб. в месяц. Коммунальные услуги — 12 000 руб. в месяц (включая НДС поставщика 22% — 2 164 руб.).

Вывод:

• Для арендодателя финансово выгоднее Сценарий 2 (компенсация) — НДС к уплате 5 000 руб.
• Но если арендатору на ОСНО критичен вычет НДС с коммуналки, лучше выбрать Сценарий 3 (агентский) — он даёт арендатору максимальный вычет (7 214 руб.) при минимальной дополнительной нагрузке на арендодателя (+50 руб. НДС с вознаграждения).
• Сценарий 1 — самый затратный для арендодателя на пониженной ставке НДС.

А что с арендодателями на ставке 22%?

Если арендодатель выбрал общую ставку НДС 22% и имеет право на вычет, то ситуация меняется:

• В Сценарии 1 (переменная часть) арендодатель начисляет НДС 22% на всю сумму, но и входной НДС от поставщика принимает к вычету. Налогового разрыва нет.
• В Сценарии 2 (компенсация) — по-прежнему объекта обложения нет.
• В Сценарии 3 (агентский) — арендодатель начисляет НДС 22% только на агентское вознаграждение, а счёт-фактуру поставщика перевыставляет арендатору.

Поэтому при ставке 22% Сценарий 1 может быть даже удобнее: меньше документооборота, чем в агентском, а налоговый разрыв не возникает.

Сроки выставления счетов-фактур на переменную часть

Отдельная боль для арендодателей в Сценарии 1: как соблюсти пятидневный срок выставления счёта-фактуры (п. 3 ст. 168 НК), если документы от ресурсоснабжающих организаций приходят с задержкой?

По общему правилу счёт-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней со дня оказания услуги. Услуга аренды считается оказанной в последний день месяца. Но сумма переменной части становится известна только после получения счёта от РСО — а это может быть середина следующего месяца.

На практике многие арендодатели действуют так:

• Выставляют счёт-фактуру на постоянную часть — в течение 5 дней после окончания месяца (например, до 5 февраля за январь).
• Выставляют отдельный счёт-фактуру на переменную часть — после получения документов от РСО. При этом формально срок нарушен. Но, как показывает практика, при отсутствии умысла и при своевременной уплате налога санкции маловероятны, особенно в 2026 году — для впервые ставших плательщиками НДС действует мораторий на штрафы.

Чтобы полностью исключить проблему со сроками, можно применить авансовую схему: в начале месяца арендатор платит аванс по переменной части (в сумме, приблизительно равной прошлому месяцу), арендодатель выставляет на аванс счёт-фактуру, а по итогам месяца делает корректировку.

Ключевые выводы

• Вид оформления определяет налоговые последствия. Проверьте, что написано в вашем договоре аренды. От формулировки зависит, должны ли вы платить НДС с коммунальных платежей.
• Сценарий 1 («переменная часть») — самый простой в документообороте, но при пониженной ставке НДС ведёт к налоговому разрыву. Выгоднее при ставке 22% с правом на вычет.
• Сценарий 2 («компенсация») — самый низкий НДС к уплате, но арендатор теряет вычет. Подходит, если арендатор тоже на спецрежиме.
• Сценарий 3 («агентский») — оптимален, если у арендодателя пониженная ставка (5% или 7%), а арендатору нужен вычет по ставке 22%. Требует дополнительного документооборота.
• Не смешивайте сценарии. Нельзя сегодня выставить коммуналку как компенсацию без НДС, а завтра — как переменную часть. Выбранный порядок должен применяться последовательно.
• При смене ставки НДС — уведомите арендатора. Если вы в 2026 году стали плательщиком НДС, ваши старые договоры с арендаторами необходимо актуализировать. Это можно сделать через дополнительное соглашение или — если арендатор не соглашается — обратиться к позиции Верховного суда (Определение от 04.04.2024 № 305-ЭС23-26201): цена договора увеличивается на сумму НДС в силу закона.

Алгоритм действий для арендодателя на 2026 год

• Проверьте договоры аренды. Как в них сформулированы условия о коммунальных платежах? Это переменная часть арендной платы, компенсация расходов или есть агентская оговорка?
• Определите свой профиль. Какая у вас ставка НДС? Какая система налогообложения у ваших арендаторов? Нужен ли им вычет?
• Выберите подходящий сценарий. Используйте сравнительную таблицу и расчёт выше.
• При необходимости — измените договор. Если текущий сценарий невыгоден, заключите дополнительные соглашения с арендаторами.
• Настройте учёт. Убедитесь, что в 1С корректно настроены ставки НДС для разных частей арендной платы и агентских операций.

Не уверены, какой сценарий подходит именно вам? Обратитесь к специалистам — мы проанализируем ваши договоры и поможем выстроить оптимальную схему работы с НДС.

Получить консультацию по НДС с аренды

Статья подготовлена экспертами «Центра Бухгалтерии» на основе: Письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@, Письма Минфина от 28.02.2025 № 03-07-11/19594, Письма Минфина от 24.03.2007 № 03-07-15/39, Методических рекомендаций ФНС для плательщиков УСН (2026), Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ, п. 22 Информационного письма ВАС РФ от 11.01.2002 № 66, Определения Верховного суда от 04.04.2024 № 305-ЭС23-26201.