Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — это не ваш прямой налог как работодателя, а деньги, которые вы удерживаете из зарплаты сотрудников и перечисляете в бюджет. Вы в этой цепочке — налоговый агент: государство поручило вам рассчитать налог, вовремя взять его из дохода работника и отправить в казну. Если этого не сделать или сделать неправильно, штраф придёт именно к вам. В 2026 году правила администрирования НДФЛ изменились окончательно: прогрессивная шкала из двух ставок (13% и 15%) стала привычной, но добавились новые контрольные соотношения в отчётности.
Кто и с каких доходов платит НДФЛ
Налоговыми агентами по НДФЛ выступают все организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают доходы физическим лицам. Это не только заработная плата, но и:
- премии, надбавки, доплаты;
- отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск;
- больничные (пособия по временной нетрудоспособности);
- дивиденды (для участников ООО — резидентов РФ);
- выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ).
Не облагаются НДФЛ государственные пособия (кроме больничных), компенсации в пределах норм (суточные до 700 руб. по РФ и 2 500 руб. за рубеж), материальная помощь до 4 000 руб. в год и некоторые другие выплаты, перечисленные в статье 217 НК РФ.
Ставки НДФЛ в 2026 году
С 2025 года в России действует двухуровневая прогрессивная шкала для резидентов РФ (лиц, находящихся в стране более 183 дней в году):
| Годовой доход сотрудника | Ставка |
|---|---|
| До 5 000 000 руб. | 13% |
| Свыше 5 000 000 руб. | 650 000 руб. + 15% с суммы превышения |
Для нерезидентов РФ базовая ставка остаётся 30% (за исключением отдельных категорий: высококвалифицированные специалисты, беженцы и др.).
Налоговые вычеты, уменьшающие НДФЛ
Прежде чем умножать доход на ставку, вы обязаны предоставить работнику положенные ему вычеты. Самые распространённые:
- Стандартный вычет на детей: 1 400 руб. на первого и второго ребёнка, 3 000 руб. на третьего и последующих, 12 000 руб. на ребёнка-инвалида (для родителей). Вычет предоставляется до месяца, в котором доход работника с начала года превысит 450 000 руб.
- Имущественный вычет (при покупке жилья) — предоставляется по уведомлению из налоговой.
- Социальные вычеты (на лечение, обучение) — с 2024 года могут предоставляться работодателем при наличии заявления и справки из ФНС.
Вычеты применяются только к доходам, облагаемым по ставке 13% (не к 15%).
Как рассчитать НДФЛ: пример
Сотрудник с одним ребёнком (вычет 1 400 руб.) получил зарплату за январь 2026 года — 80 000 руб.
- Облагаемый доход: 80 000 – 1 400 = 78 600 руб.
- НДФЛ: 78 600 × 13% = 10 218 руб.
- На руки: 80 000 – 10 218 = 69 782 руб.
К августу его доход с начала года превысил 5 000 000 руб. Дальнейшие выплаты облагаются по ставке 15%.
Сроки уплаты НДФЛ и уведомления
В 2026 году действуют единые сроки для всех видов НДФЛ, удержанного с выплат работникам:
| Период удержания налога | Крайний срок подачи уведомления | Крайний срок уплаты |
|---|---|---|
| С 1-го по 22-е число текущего месяца | 25-е число текущего месяца | 28-е число текущего месяца |
| С 23-го по последнее число текущего месяца | 3-е число следующего месяца | 5-е число следующего месяца |
| С 23 по 31 декабря | — (подаётся последнее уведомление года) | Не позднее последнего рабочего дня года |
Важно: как и другие налоги, НДФЛ уплачивается через Единый налоговый платёж (ЕНП). До 25-го числа месяца, в котором происходит уплата, необходимо подать уведомление об исчисленной сумме налога.
Отчётность по НДФЛ: 6-НДФЛ и справки о доходах
- Расчёт 6-НДФЛ — основной отчёт, сдаётся ежеквартально: до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 февраля следующего года (годовой). В 6-НДФЛ отражаются все начисленные и удержанные суммы налога по всем сотрудникам.
- Справки о доходах физических лиц (бывшие 2-НДФЛ) теперь являются приложением к годовому 6-НДФЛ и сдаются один раз в год — до 25 февраля следующего года.
Штрафы за ошибки и опоздания
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Неудержание или неперечисление НДФЛ | 20% от суммы налога (ст. 123 НК РФ) |
| Опоздание со сдачей 6-НДФЛ | 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки (ст. 126 НК РФ) |
| Ошибки в 6-НДФЛ, повлёкшие недоимку | 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 руб. |
Частые вопросы
Можно ли не удерживать НДФЛ, если сотрудник — самозанятый?
Да, если вы платите самозанятому по договору ГПХ и у вас есть его чек из приложения «Мой налог», вы не должны удерживать НДФЛ. Самозанятый платит налог самостоятельно.
Что делать, если излишне удержали НДФЛ?
Необходимо вернуть сотруднику излишне удержанную сумму в течение 3 месяцев с момента, когда он написал заявление. Сумма возврата засчитывается в счёт будущих платежей по НДФЛ этого же сотрудника или возмещается из бюджета по заявлению налогового агента.
Как облагаются дивиденды участника ООО?
Дивиденды, выплаченные резиденту РФ, облагаются НДФЛ по ставке 13% (до 5 млн руб. в год) и 15% (свыше). Срок уплаты — не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты.
Хотите настроить автоматический расчёт зарплаты и налогов или передать кадровый учёт профессионалам?
Получить консультацию по НДФЛ и зарплатному учёту
Статья подготовлена экспертами «Центра Бухгалтерии» на основе главы 23 НК РФ с учётом изменений, действующих в 2026 году. Актуально на июнь 2026 года.
