Бухгалтерский учет в стоматологии: особенности учета при ОСН и УСН

При открытии клиники многие бизнесмены не акцентируют внимание на бухучете организации, а зря, ведь именно сложность этого процесса становится решающим фактором при закрытии бизнеса.

Помимо оказания медицинских услуг, частная клиника сталкивается с тем, что нужно знать и понимать основные положения бухгалтерского законодательства и основы налогового кодекса. Вся деятельность стоматологии подразумевает имение знаний сразу в нескольких сферах, включая медицину. Например, нужно уметь разбираться в финансовых отчетах, во вложении в оборудование, проведении рекламных кампаний и непосредственно ведении бухгалтерского учета.

Для осуществления медицинской деятельности клиника должна получить лицензию. Без этого разрешительного документа оказывать услуги пациентам уголовно наказуемо. Затраты на оформление документации относятся к будущим периодам и отражаются на 97 счете. Они распределяются на протяжении всего срока действия разрешительной бумаги.

Стоматологические клиники ведут учет в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №94н.

Расходы на предоставление услуг населению отображаются на 20 счету гл.25 НК РФ («Основное производство»). Формирование затрат ведется за счет лекарств, мед.препаратов и расходных материалов.

При закупке материалов делается соответствующая запись: дебет 10, кредит 60, материалы по фактической стоимости. При расходе материалов: дебет 20, кредит 10, отпускная стоимость материалов.

У частных медучреждений существует право предоставления услуг облагаемых и необлагаемых НДС. В данном случае бухгалтерия ведет раздельный учет, в соответствии с пп.4 ст.149 НК РФ. Также можно вести раздельный учет путем открытия соответствующего субсчета второго порядка по счету учета реализации.

При закупке материалов для их применения с целью предоставления услуг необлагаемых НДС, то при постановке на учет вся сумма НДС, подлежащая к уплате, отражается по дебету счета 19 субсчет «НДС по ценностям, используемым для осуществления не подлежащих налогообложения операций» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Весь список услуг, не подлежащих обложению НДС на добавленную стоимость, утвержден Постановлением Правительства РФ от 20.02.2001 г.№132 «Об утверждении Перечня медицинских услуг по диагностике, профилактике и лечению, оказываемых населению, реализация которых независимо от формы и источника их оплаты не подлежит обложению налогом на добавленную стоимость».

Бухгалтерский учет организации, которая специализируется на оказании платных медицинских услуг, имеет свои особенности: на балансе стоит свыше 1000 наименований, среди которых есть лекарственные препараты и медоборудование. При этом происходит постоянное движение: старое оборудование заменяется на новое, препараты расходуются и снова закупаются. Клиенты могут оплачивать услуги разными способами: наличными, банковской картой или используют рассрочку. При предоставлении хирургических услуг учреждение обязано взаимодействовать со страховыми компаниями, во избежание форс-мажорных ситуаций.

Бухучет в стоматологии при оплате пластиковыми картами

Эквайринг (расчет картами) – быстро и удобно как для клиентов, так и для руководства. У данного способа оплаты множество плюсов:

1. Сведение к минимуму операций по наличному расчету, тем самым снижается риск принятия фальшивых денег и потери средств. Также руководство может не выделять отдельное помещение и не организовывать кассу.
2. Компания повышает свою прибыль, так как большая часть клиентов пользуется пластиковыми картами.
3. У операций по картам нет лимита.

Если стоматологическая клиника принимает оплату за услуги пластиковыми картами, то у нее должен быть открыт расчетный счет в банке. Обязательным условием является заключение эквайринга.

Операции по эквайрингу не отличаются особой сложностью: пациент оплачивает услуги картой, а банк-эквайер переводит сумму на расчетный счет учреждения, взимая за свои услуги комиссию.

При проведении данной операции могут возникнуть ошибки:

• Выручка от проведения услуг отражается в тот момент, когда денежные средства поступили на счет организации. Из-за этой ошибки может исказиться бухгалтерская и налоговая отчетность, так как средства могут поступить позднее того дня, когда услуга была оказана. При выявлении подобной ошибки налоговая служба начисляет пенни на несвоевременную уплату налога. Поэтому сумму необходимо заносить в учет в тот период, когда услуга была фактически оказана.
• Выручка, полученная от оказания услуг, отражается за вычетом комиссии банка. В таком случае происходит занижение прибыли от оказания услуг и затрат учреждения на сумму комиссии. При проверке налоговые органы восстановят сумму выручки и начислят НДС. Чтобы избежать этой ошибки достаточно полностью отражать прибыль в бухучете. Банковская комиссия отражается в статье расходов.
• Расчеты банковскими картами осуществляются без использования ККТ. В этом случае учреждение не оформляет необходимую кассовую документацию, но при проверке верности ККТ есть вероятность получения штрафа. Во избежание которого необходимо все расчеты, проводимые при помощи пластиковых карт, пробиваются на отдельную секцию ККМ и отражаются в Z-отчете как сумма безналичной прибыли. Количество платежных карт заносится в журнал кассира-операциониста в графу 12. А в следующей графе указывается сумма, списанная с этих карт. Всю информацию о размере выручки отображают в отчете кассира-операциониста по форме № КМ – 6.

НДС в бухгалтерском учете

Налогообложение коммерческой деятельности имеет свои особенности, как и другие медицинские услуги. На основании пп.2 п2 ст.149 НК РФ они не облагаются налогом. При условии, что мед.организация и врачи, осуществляющие частную медицинскую деятельность имеют все лицензии, выданные по закону РФ, то предоставляемые ими услуги не подлежат НДС.

На основании гл.21 НК РФ «Налоги на добавленную стоимость», в понятие медицинских входят профилактические, лечебные и диагностические услуги, вне зависимости от источника их оплаты. В соответствии с перечнем и положением о лицензировании мед.деятельности (утвержденного ПП РФ от 4.07.2002 г. №499), стоматологические услуги не облагаются НДС.

Ортопедическая стоматология имеет свои отличия. Если она является самостоятельным юридическим лицом и имеет лицензию на проведение работ, в рамках оказания доврачебной помощи, может освободиться от налога на добавленную стоимость. Налоговый кодекс РФ включает в себя медуслуги, которые предоставляют гражданам санитарно-профилактические и медицинские учреждения, вне зависимости от источника их оплаты по перечню, утвержденному Правительством РФ от 20.02.2001 г. №132. На основании данного перечня профилактические, лечебные, диагностические организации не облагаются налогом.

Ортопедические стоматологии оказывают услуги в рамках первичной медицинской помощи, амбулаторно-поликлинической помощи, в условиях дневных стационаров и санаторно-курортных учреждений в соответствии с положением о лицензировании меддеятельности, утвержденного ПП РФ от 21.05.2001 г.№402. На основании этого, все услуги, связанные с протезирование, которые оказываются в организациях в рамках доврачебной помощи, амбулаторно-поликлинической помощи в условиях дневного стационара и санаторно-курортных учреждений не облагаются НДС на добавленную стоимость, при условии наличия соответствующей лицензии.

Отказаться от применения льгот, предусмотренных п.1 и п.2 ст.149 НК РФ, нельзя.

Основные отличия бухучета в стоматологической клинике на ОСН и УСН

Перейти на упрощенную систему налогообложения можно сразу после открытия клиники. УСН является самым простым вариантом и значительно упрощает уплату НДС с прибыли. Бухучет в стоматологической клинике вести не трудно, но нужно разбираться в нормах по списанию расходных материалов, используемых при лечении. Это играет существенную роль на правильность формирования стоимости услуг и корректность определения налоговой базы по налогам ОСН И УСН.

При открытии частной клиники руководителю потребуется правильно вести бухгалтерский учет, в зависимости от выбранной схемы. Также необходимо иметь следующие документы:

• Журнал учета пациентов
• Журнал учета движения препаратов и расходных материалов
• Инвентаризационную книгу
• Журнал учета применяемых материалов
• Книгу учета меддокументов на персонал, учет медкнижек и профилактических осмотров
• Сводный учет по оказываемым услугам

Для упрощения ведения бухучета можно использовать электронные карты клиентов.

Регистрируя документы в налоговой службе, предприниматель должен помнить, что перейти на УСН можно только по личному заявлению. В остальных случаях принимается ОСН, с которой оплачивается общий налог на прибыль 20 %.

УСН подразумевает несколько схем налогообложения: «доходы» и «доходы минус расходы».

В отличие от ОСН, УСН имеет явные преимущества. Эта система налогообложения наиболее выгодна для предпринимателей. Перейти на упрощенную систему налогообложения можно при выполнении определенных требований: уровень дохода, количество сотрудников, личная доля в уставном капитале и др.

Сравним обе системы наглядно:

1. Основной налог при ОСН – на прибыль, в то время как при УСН – единый специальный.
2. Ставка при ОСН – 20 %, при УСН – 6% на схеме «доходы» и 15 % на схеме «доход минус расход».
3. Страховые взносы и ведение бухгалтерского учета при обеих системах одинаковы.

Критерии применения:

• ОСН применяется по умолчанию в момент подачи документов на открытие бизнеса. На УСН можно перейти при условии дохода не более 45 млн.руб. за 9 месяцев, среднегодовой показатель сотрудников не более 100 человек, собственная доля в капитале более 75% и стоимость ОС менее 100 млн.руб.
• Коммерческим клиникам рационально перейти на УСН по схеме «доходы минус расходы», так как именно расходы в таких организациях являются существенной статьей.

Операции и проводки в бухгалтерском учете стоматологии

Бухучет в стоматологической клинике отличается от любого другого лишь в учете драгоценных металлов и расходовании медицинских средств.

Основными операциями считаются:

1. Учет оказанных услуг
2. Учет доходно-расходных показателей
3. Учет медицинского инвентаря и медикаментов
4. Учет основных и вспомогательных средств
5. Учет начисления и выплат заработной платы персоналу

Ведение бухгалтерского учета в стоматологии является непрерывным процессом, ведь в нем должны учитываться все действия, проводимые в организации.

Медучреждение должно сформировать индивидуальную учетную политику, в соответствии с которой устанавливаются ключевые принципы учета и вырабатываются основные нормативы по ведению документации.

Проводки в стоматологии

Учет основных средств в коммерческих организациях обязателен. В учреждении должны быть необходимые документы, которые включают в себя инвентарные карты, акты о передаче и накладные. Форма всех документов унифицирована.

К основным средствам относится:

• Здание
• Оборудование
• Вычислительные приборы
• Транспортные средства

При учете основных средств стоматологии проводится оприходование по факту поступления, начисляется амортизация в процессе эксплуатации, списывается основное средство.

Что относится к основным проводкам?

• Дебет 08 – кредит 60 (отражаются затраты на приобретение ОС)
• Дебет 01 – кредит 08 (принятие к учету)
• Дебет 20 – кредит 02 (списание амортизационных отчислений)
• Дебет 91.2 – кредит 01 (отнесение остаточной стоимости ОС в расходы при списании)

При поступлении основных средств, на сумму менее 40 000 рублей их сразу списывают на себестоимость медуслуг. Также обязательно учитывается движение основных средств внутри организации (изъятие со склада, применение, списание).

Особенности учета медоборудования

Правильное формирование первоначальной стоимости объекта основных средств крайне важно, так как оборудование стоит дорого. Медоборудование может поступить в организацию из разных источников. Например, техника может быть куплена за деньги или взята в кредит, может быть получена вследствие дарения или получена благодаря спонсорам.

Чаще всего стоматологии покупают оборудование в кредит или оформляют в лизинг. Стоимость техники погашается во время начисления амортизации. Амортизация может быть начислена несколькими способами: линейным, списанием стоимости равной размеру услуг, методом уменьшения остатка, списанием стоимости по сумме лет срока использования.

Чаще всего используются линейный способ. Вычисление амортизации при таком способе происходит следующим образом: за основу принимается первоначальная стоимость объекта основных средств и норм амортизации, которая рассчитывается в соответствии со сроком использования оборудования.

Для определения срока использования берутся несколько показателей:

• Ожидаемый срок использования
• Прогнозируемый уровень физического износа
• Нормативно-правовые и другие ограничения применения объекта

Списание стоимости равной объему предоставляемых услуг – второй способ вычисления амортизации. Здесь применяется натуральный показатель объема предоставленных услуг в течение отчетного периода и соотношение стоимости объекта и ожидаемого объема услуг за все время эксплуатации.

Третий способ предполагает определение годовой суммы отчислений с учетом остаточной стоимости объекта на начало отчетного периода и норматива амортизации.

В основу метода списания заложена сумма амортизационных отчислений за год, которая определяется с учетом начальной цены и годового соотношения.

Периодически оборудование в стоматологии может переоцениваться, ремонтироваться, а также могут быть проведены процедуры, направленные на улучшение их работоспособности и функциональности. Бухгалтерский учет должен отражать все действия, проводимые с оборудованием.

У клиник, работающих по УСН существует особенность налогообложения затрат на амортизацию (ст.346.18 НК РФ).

Учет запасов в стоматологии

При составлении учета должны быть учтены все запасы стоматологии: медикаменты, инструменты, средства гигиены, спецодежда, инвентарь. Запасы могут пополняться из разных средств: как приобретение, вклад в УК или безвозмездный дар. В зависимости от того, как запасы поступили в организацию, 10 счет взаимодействует с определенным счетом.

Если учет проводится по фактической стоимости, то проводка выглядит следующим образом: дебет 10 - кредит 60 (поступление запасов по фактической стоимости). При этом запасы распределяются по аналитическим счетам и субсчетам 10 счета.

Если учет ведется по учетным ценам, то делаются такие проводки:

• Дебет 15 – кредит 60 (показывается фактическая стоимость запасов)
• Дебет 10 – кредит 15 (отражается оприходование запасов по учетным ценам)
• Дебет 16 – кредит 15 (учитывается превышение фактической цены над учетной)
• Дебет 15 – кредит 16 (учитывается превышение учетной цены над фактической)

При отпуске запасов со склада делается проводка дебет 20 – кредит 10, в результате которой цена запасов включается в стоимость услуг.

Учет медикаментов в стоматологии

Бухгалтерский учет в стоматологической клинике должен содержать в себе все лекарственные препараты и расходные материалы, которые применяются в процессе лечения. Все движение медикаментов отражается в документации и проводках. Также бухгалтер обязуется контролировать поступление и движение препаратов, и расход медицинских средств стоматологами.

Для составления отчетов все документы должны сохраняться в стоматологии. Кроме того, сохраняются все сведения о посещении клиника каждым клиентом. После израсходования материалы списываются в автоматическом режиме. По каждому виду услуг должна быть своя технологическая карта расхода медицинских средств. Норматив расхода утверждается главврачом. По результатам месяца врачи составляют отчеты, где указываются все выполненные процедуры. Именно эти отчеты становятся основанием для списания медпрепаратов и материалов.

Учет затрат в стоматологической клинике

Стоматологические услуги оказываются непрерывно, поэтому все накопленные затраты переносятся на себестоимость услуг по окончании отчетного периода. Затраты отражаются в дебете 20 счета и переносятся в дебет субсчет 90.2 проводкой дебет 90.2 – кредит 20.

Учет «незавершенки» в бухгалтерии

Когда можно не рассчитывать «незавершенку»?

Благодаря современным материалам и технологиям стоматологии предлагают широкий спектр вариантов лечения разных случаев, иногда даже за одно посещение. Если решить проблему клиента не удалось за один прием, то чаще всего компании не учитывают неоконченный процесс в бухгалтерском и налоговом отчете, так как не исключено, что на каждом приеме будут оказываться разные виды услуг.

При условии, что случай действительно сложный и требуется долгосрочное лечение (в течение нескольких отчетных периодов), то в соответствии с нормами гл.25 НК РФ появляется «незавершенка». При этом выявить такую «незавершенку» на практике можно по данным медицинской документации, а не по бухгалтерскому или налоговому отчету. Поэтому стоматологии в большинстве случаев её не рассчитывают.

Когда необходимо рассчитывать «незавершенку»?

В стоматологии распространенным видом услуг, при котором потребуется расчет «незавершенки» является протезирование. На расчет налога на прибыль здесь влияет наличие в клинике специальной лаборатории.

Для того чтобы разобраться в особенностях начисления налога на прибыль в таких ситуациях, нужно знать следующий момент: на основании п.1 ст.318 НК РФ, в стоимость прямых расходов включены часть материальных затрат, расходы на заработную плату и амортизацию. Следовательно эти затраты делятся на выполненные и незавершенные задачи. Расчет «незавершенки», в соответствии с гл.25 НК РФ является довольно сложным, так как в реальной жизни клтиники не высчитывают размер себестоимости услуг по прямым затратам.

Если стоматологическая клиника имеют свою зуботехническую лабораторию, то выполнение заказа может быть начато в одном отчетном периоде, а закончено в другом. Тогда стоимость на обработанных и переданных специалисту материалов становится частью «незавершенки» и учитывается в отчете.

При условии, что учреждение не имеет такую лабораторию и заказывает изготовление коронок и композитных зубов в другой компании, то цена на данные работы включается в стоимость материальных затрат. При этом есть два варианта, к материальным затратам какого вида можно их относить:

1. Расходы на оплату услуг в сторонней организации включаются в состав затрат на покупку полуфабрикатов пп.4 п.1 ст.254 НК РФ. Учреждение выпускает материалы для проведения стоматологических услуг и цена на эти виды работ относится к прямым затратам. Если лаборатория предоставляет результаты в течение одного отчетного периода, а клиника применяет их в другом, то в таком случае появляется «незавершенка».
2. Затраты на оплату услуг сторонней лаборатории относят к составу производственных издержек пп.6 п.1 ст.254 НК РФ. Получается, что организация проводит самостоятельную операцию и оказывает услугу по протезированию зубов. В таком случае материальные расходы в виде цен на производственные услуги такого рода являются косвенными затратами. Здесь уже не нужно делить услуги на выполненные и неоконченные, получается, что и «незавершенки» нет.

Если расход одного вида может быть определен по-разному и подходит под оба варианта, то клиника самостоятельно решает, как его классифицировать.

Мы рекомендуем услуги стороннего предприятия учитывать в составе производственных, то есть использовать второй вариант, так как тогда вам не придется рассчитывать «незавершенку».

Сложности ведения бухгалтерского учета в стоматологической клинике

Открытие коммерческой медицинской клиники предполагает оказание услуг пациентам, покупку дорогостоящей техники, медикаментов, расходных материалов, а также наем сотрудников. Все это сопровождается большими затратами, и не у всех предпринимателей есть стартовый капитал.

Учет в стоматологии предполагает высокий уровень контроля над расходом материалов и лекарственных препаратов, которыми пользуются специалисты при оказании услуг пациентам. При этом необходимо, чтобы бухгалтерию в стоматологии вел профессионал, так как справится со всеми тонкостями обычный администратор или медицинская сестра не сможет.

Перечень документов, необходимых к заполнению для оформления бухгалтерских и налоговых отчетов:

• Медицинские карты пациентов
• Журнал учета осмотров
• Технологическая карта расхода материалов
• Журнал учета материалов
• Инвентарная книга
• Журнал учета санитарных книжек персонала
• Сводный отчет по медицинским услугам
• Производственный отчет

Помимо этих документов обязательно оформляется кадровая документация. При условии, что журналы и отчеты не будут вовремя заполняться, то при первой же проверке налоговая найдет ошибки. Поэтому ведение журналов отчетов в стоматологии является важным критерием для составления правильной бухгалтерской отчетности.