Первичный учётный документ (первичка) — это документ, который подтверждает факт совершения хозяйственной операции: продажу товара, оказание услуги, приём работы, оплату счёта. На основании первички ведётся бухгалтерский и налоговый учёт, считается выручка, расходы и налоги.
Основные виды первичных документов
| Документ | Для чего | Обязательные реквизиты |
|---|---|---|
| Товарная накладная (ТОРГ-12) | Передача товара от продавца покупателю | Дата, наименование товара, количество, цена, подписи сторон |
| Акт выполненных работ (оказанных услуг) | Приёмка результата работы, услуги | Наименование работ, объём, стоимость, подписи |
| УПД (универсальный передаточный документ) | Объединяет счёт-фактуру и накладную/акт | Все реквизиты счёта-фактуры + первички |
| Счёт-фактура | Для НДС: даёт право на вычет | Строгий перечень в ст. 169 НК (номер, дата, ставка, сумма НДС и др.) |
| Кассовый чек | Подтверждение оплаты через ККТ | QR-код, сумма, наименование, ИНН продавца |
| Платёжное поручение | Безналичный перевод денег | Назначение платежа, реквизиты получателя, сумма |
Требования к первичным документам
Закон «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ устанавливает минимум требований:
- наименование документа;
- дата составления;
- название организации (или ФИО ИП);
- содержание хозяйственной операции;
- измерители операции (штуки, килограммы, рубли);
- подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Документы могут составляться в бумажном или электронном виде. При электронном документообороте (ЭДО) обязательна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Сколько хранить первичку
- Бухгалтерская первичка — 5 лет после окончания отчётного года.
- Документы по налогам (налоговые вычеты, расходы) — 4 года.
- Документы по персоналу (трудовые договоры, приказы) — 50/75 лет в зависимости от даты создания.
Сроки отсчитываются не от даты составления документа, а от конца года, в котором он использовался для отчётности. Штраф за отсутствие первичных документов — от 10 000 до 30 000 руб. (ст. 120 НК), а при занижении налоговой базы — штраф 20% от недоимки плюс возможное доначисление.
Электронный документооборот (ЭДО)
Всё больше компаний переходят на ЭДО — обмен документами через операторов (Контур.Диадок, СберКорус, 1С-ЭДО и др.). Это ускоряет подписание, снижает риски потери документов и экономит на бумаге и доставке. С контрагентами, которые активно работают с НДС, электронная первичка стала стандартом.
