С 2026 года тысячи арендодателей на УСН впервые начали платить НДС. Для многих это стало шоком не только из-за самого налога, но и из-за необходимости по-новому вести Книгу учета доходов и расходов. Ошибки в КУДиР приводят к неверному расчету налога по УСН, штрафам и доначислениям. При этом правила отражения НДС зависят от выбранной ставки: 5%, 7% или 22%. Разберемся, как все сделать правильно, на конкретных примерах.
Общее правило: доходы в КУДиР — без НДС
Пункт 1 статьи 346.15 НК РФ прямо говорит: при определении объекта налогообложения по УСН не учитываются доходы, указанные в статье 251 НК РФ. А в подпункте 1 пункта 2 статьи 251 — налоги, предъявленные покупателю, в частности НДС. Поэтому в графу 4 «Доходы» КУДиР заносится сумма арендной платы без учета НДС. Сам налог отражается в учете отдельно и в доходы по УСН не попадает.
Это правило работает одинаково для всех арендодателей на УСН, независимо от выбранной ставки НДС. Различия начинаются при учете расходов.
Отражение расходов и входного НДС: три сценария
Порядок отражения входного НДС в КУДиР критически зависит от того, какую ставку вы применяете. Вспомним ключевое различие:
- При пониженных ставках 5% и 7% — вы не имеете права на вычет входного НДС. Весь НДС, уплаченный поставщикам, включается в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) и, соответственно, в расходы по УСН.
- При общей ставке 22% — вы имеете право на вычет входного НДС. Суммы налога, принятые к вычету, не могут быть учтены в расходах по УСН, так как это привело бы к двойному уменьшению налоговой базы.
Рассмотрим каждый сценарий подробно на примере арендодателя, который оплатил коммунальные услуги.
Сценарий 1. Арендодатель применяет пониженную ставку НДС (5% или 7%)
Исходные данные:
- ИП на УСН «Доходы минус расходы», ставка НДС 5%.
- Арендная плата за месяц — 105 000 руб., в т.ч. НДС 5% — 5 000 руб.
- Коммунальные услуги оплачены поставщику — 12 200 руб., в т.ч. НДС 22% — 2 200 руб.
Порядок записей в КУДиР:
| Дата | Содержание операции | Доходы (гр. 4) | Расходы (гр. 5) |
|---|---|---|---|
| 31.01.2026 | Начислена арендная плата | 100 000 руб. (без НДС) | — |
| 31.01.2026 | Коммунальные услуги (счет от поставщика) | — | 12 200 руб. (вся сумма с НДС) |
Пояснение:
- В графу 4 попадает только сумма арендной платы без НДС — 100 000 рублей. НДС 5 000 рублей не является доходом по УСН.
- В графу 5 (расходы) попадает полная стоимость коммунальных услуг с НДС — 12 200 рублей. Это допустимо, потому что арендодатель на ставке 5% не имеет права на вычет и включает входной НДС в расходы.
Сценарий 2. Арендодатель применяет общую ставку НДС 22%
Исходные данные те же, но ставка НДС 22%:
- Арендная плата — 122 000 руб., в т.ч. НДС 22% — 22 000 руб.
- Коммунальные услуги — те же 12 200 руб. с НДС 22% (2 200 руб.).
Порядок записей в КУДиР:
| Дата | Содержание операции | Доходы (гр. 4) | Расходы (гр. 5) |
|---|---|---|---|
| 31.01.2026 | Начислена арендная плата | 100 000 руб. (без НДС) | — |
| 31.01.2026 | Коммунальные услуги (счет поставщика) | — | 10 000 руб. (без НДС) |
Пояснение:
- В графу 4 по-прежнему попадает сумма без НДС — 100 000 рублей.
- В графу 5 (расходы) попадает только стоимость услуг без НДС — 10 000 рублей. Оставшиеся 2 200 рублей «входящего» НДС приняты к вычету в декларации по НДС и не могут быть включены в расходы по УСН.
Особый случай: переменная часть арендной платы и компенсация коммунальных услуг
В статье о НДС с коммунальных платежей мы разбирали три сценария: коммуналка как переменная часть арендной платы, как компенсация расходов и через агентский договор. Разберем, как каждый из них отражается в КУДиР.
Переменная часть арендной платы (сценарий 1)
Арендодатель включает коммуналку в состав арендной платы и выставляет единый счет-фактуру со своей ставкой НДС. В КУДиР вся сумма арендной платы (постоянная + переменная части) отражается в доходах без НДС. Расходы на коммуналку отражаются так же, как и при постоянной части: при ставке 5% (7%) — с НДС, при 22% — без НДС.
Компенсация расходов (сценарий 2)
Коммуналка оплачивается отдельно и не облагается НДС. В КУДиР поступившая компенсация не отражается в доходах (это не выручка, а возмещение затрат). Расходы на оплату коммунальных услуг арендодатель отражает в обычном порядке: при ставке 5% (7%) — с НДС, при 22% — без НДС (если НДС принят к вычету).
Агентский договор (сценарий 3)
Арендодатель выступает посредником. В КУДиР отражаются:
- в доходах — агентское вознаграждение (без НДС);
- в расходах — стоимость приобретенных для арендатора коммунальных услуг не отражается, так как это транзитные суммы.
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Почему это неправильно | Как надо |
|---|---|---|
| Включение всей суммы с НДС в графу «Доходы» | Завышается налоговая база по УСН, предприниматель переплачивает налог | В доходы всегда заносится сумма без учета НДС (ст. 346.15, ст. 251 НК) |
| При ставке 5% (7%) входной НДС отражается отдельно от стоимости услуг | Занижаются расходы, переплата налога | Входной НДС включается в стоимость приобретенных услуг/материалов |
| При ставке 22% входной НДС включен в расходы, а затем принят к вычету в НДС-декларации | Двойное уменьшение налоговой базы — риск доначислений и штрафов | В расходах отражается стоимость без НДС, а сам НДС заявляется к вычету |
| Неверное отражение даты операции | Искажение налоговой базы в периоде | Доходы признаются кассовым методом: дата поступления денег; расходы — дата оплаты поставщику |
| Компенсация коммуналки учтена как доход | Завышение дохода по УСН | Компенсация не является доходом (это возмещение затрат, а не выручка) |
Практический пример с заполнением КУДиР
ИП Иванов на УСН «Доходы минус расходы», ставка НДС 5%. За январь 2026 года:
- Начислена арендная плата ООО «Ромашка» — 105 000 руб., в т.ч. НДС 5% — 5 000 руб.
- Оплачены коммунальные услуги — 12 200 руб., в т.ч. НДС 22% — 2 200 руб.
- Оплачена охрана помещения — 7 000 руб., без НДС (поставщик на УСН).
Фрагмент КУДиР за январь:
| № | Дата | Содержание | Доходы | Расходы |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 10.01.2026 | Поступила арендная плата от ООО «Ромашка» | 100 000 | — |
| 2 | 15.01.2026 | Оплачены коммунальные услуги | — | 12 200 |
| 3 | 20.01.2026 | Оплачена охрана | — | 7 000 |
Доход по УСН за январь: 100 000 руб. Расходы: 12 200 + 7 000 = 19 200 руб. Налоговая база: 100 000 - 19 200 = 80 800 руб. Авансовый платеж: 80 800 × 15% = 12 120 руб.
Ответы на частые вопросы
Можно ли вести КУДиР в электронном виде без распечатки?
Да, КУДиР можно вести в электронном виде в течение года. По окончании года ее необходимо распечатать, пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью ИП (или руководителя ООО) и печатью (при наличии). Страницы должны быть пронумерованы, концы нити заклеены бумажной пломбой с указанием количества листов.
Что будет, если не заполнять КУДиР?
Штраф по статье 120 НК РФ: 10 000 рублей за однократное отсутствие книги, 30 000 рублей — если нарушение совершено в течение более одного налогового периода. Если отсутствие КУДиР привело к занижению налоговой базы — 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.
Нужно ли заверять КУДиР в налоговой?
С 2013 года КУДиР не заверяется налоговым органом. Достаточно заверить ее самостоятельно: подпись ИП (или директора ООО), печать (при наличии), дата заверения. По запросу ФНС книгу необходимо предоставить в инспекцию.
Вывод
Правильное отражение НДС в КУДиР — это не формальность, а способ избежать переплаты налога по УСН и претензий налоговой. Главное — запомнить два правила: доходы всегда фиксируются без НДС, а расходы при пониженных ставках включают входной НДС, при общей — нет.
Если вы только начинаете работать с НДС или сомневаетесь в правильности заполнения КУДиР, лучше один раз настроить учет с профессионалами, чем потом исправлять ошибки и платить штрафы.
Нужна помощь в ведении КУДиР и настройке учета НДС? Получить консультацию
Статья подготовлена экспертами «Центра Бухгалтерии» на основе: НК РФ (ст. 346.15, 346.16, 251, 168, 169, 170), Приказа Минфина России от 22.10.2012 № 135н, письма ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@, разъяснений Минфина по учету НДС при УСН, а также консультаций экспертов 1С. Актуально на май 2026 года.
