2026 год принес многим арендодателям на УСН не только обязанность платить НДС, но и головную боль с оформлением документов. Что выставлять арендатору: счет-фактуру, кассовый чек или и то, и другое? От ответа зависят не только налоговые вычеты арендатора, но и ваши риски получить штраф.
Мы собрали все правила в один полный гайд. Вы узнаете, в каких случаях достаточно одного счета-фактуры, когда без чека не обойтись, и как не запутаться с новыми ставками НДС 5%, 7% и 22%.
Что изменилось для арендодателей на УСН в 2026 году
С 1 января 2026 года порог дохода для освобождения от НДС снижен с 60 млн до 20 млн рублей (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Многие ИП, сдающие коммерческую недвижимость, впервые стали плательщиками НДС. Теперь они обязаны:
- выставлять счета-фактуры при реализации услуг аренды;
- при определенных условиях применять контрольно-кассовую технику (ККТ) и выдавать кассовые чеки;
- вести книгу продаж, книгу покупок (если выбран общий режим НДС 22%) и сдавать электронную декларацию по НДС.
При этом порядок работы с документами зависит от того, кому вы сдаете недвижимость: организации, ИП или обычному физическому лицу.
Счет-фактура при аренде: когда и кому выставлять
Счет-фактура — это документ, дающий право арендатору на вычет «входящего» НДС. Обязанность его выставлять возникает у каждого плательщика НДС при реализации товаров, работ, услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). Аренда недвижимости — это услуга, поэтому счет-фактура обязателен всегда, независимо от того, кто ваш арендатор.
Срок — не позднее 5 календарных дней со дня оказания услуги. Услуга аренды считается оказанной в последний день месяца (или квартала), если иное не предусмотрено договором. Поэтому на практике многие арендодатели выставляют счета-фактуры ежемесячно последним числом месяца или формируют единый счет-фактуру за квартал.
Особенности для ИП на пониженных ставках НДС (5%, 7%):
- Вы выставляете счета-фактуры с выделенной ставкой 5% (или 7%) — в документе прямо указывается: «НДС 5%».
- Арендатор, который является плательщиком НДС, сможет принять к вычету именно ту сумму, которая указана в вашем счете-фактуре (5% или 7%), а не полные 22%.
- При пониженных ставках вы не имеете права на вычет входного НДС, но обязаны регистрировать свои счета-фактуры в книге продаж и сдавать декларацию.
Если арендатор — физическое лицо без статуса ИП и не является плательщиком НДС, вы все равно обязаны выставить счет-фактуру, но можете не вручать ее арендатору, а хранить у себя (п. 7 ст. 168 НК РФ).
Кассовый чек при аренде: когда нужен, а когда нет
Закон № 54-ФЗ требует применять ККТ при расчетах наличными или с использованием электронных средств платежа (банковские карты, онлайн-переводы от физических лиц). Но есть важное исключение: безналичные расчеты между организациями и ИП не требуют выдачи кассового чека (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).
Таким образом, правило простое:
- Арендатор — организация или ИП → вы обязаны выставить только счет-фактуру. Чек ККТ не пробивается, даже если оплата прошла по безналичному расчету через банк.
- Арендатор — физическое лицо (не ИП) → при любом способе оплаты (наличные, карта, перевод с карты на карту) вы обязаны и выдать кассовый чек, и выставить счет-фактуру.
Если арендатор — физлицо платит через банк по реквизитам (платежное поручение), то такой перевод может быть признан расчетом с использованием электронного средства платежа, и тогда кассовый чек также нужен. Исключение — если перевод совершен через отделение банка наличными с оформлением платежного поручения, что приравнивается к наличному расчету и однозначно требует чека ККТ.
Самозанятые арендаторы: поскольку самозанятые не вправе сдавать коммерческую недвижимость, эта ситуация не рассматривается. Если же самозанятый арендует помещение для личных нужд (редкий случай), он выступает как обычное физлицо — нужны и чек, и счет-фактура.
Три типовые ситуации с примерами
| Арендатор | Документы от арендодателя | Пример |
|---|---|---|
| Юридическое лицо или ИП | Только счет-фактура | ООО «Ромашка» арендует офис. ИП Иванов (арендодатель) ежемесячно выставляет ООО «Ромашка» счет-фактуру с НДС 5%. Чек ККТ не требуется. |
| Физическое лицо (не ИП) | Счет-фактура + кассовый чек | Гражданин Петров арендует гараж у ИП Иванова. Иванов при получении оплаты (наличными или на карту) выдает Петрову и чек ККТ, и счет-фактуру. |
| ИП, который платит наличными | Счет-фактура + чек ККТ | Если арендатор-ИП рассчитывается наличными, арендодатель применяет ККТ и выдает чек, а также счет-фактуру. При безналичной оплате — только счет-фактура. |
Особенности для авансов и ежемесячной аренды
При получении предварительной оплаты (аванса) в счет предстоящей аренды арендодатель — плательщик НДС обязан выставить счет-фактуру на аванс не позднее 5 дней со дня получения денег (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если в течение квартала поступает несколько авансов, счета-фактуры выставляются на каждый из них либо, в определенных случаях, можно выставить один счет-фактуру по итогам квартала (если это предусмотрено учетной политикой).
При последующей отгрузке (оказании услуги аренды) выставляется «отгрузочный» счет-фактура, а ранее выставленный авансовый счет-фактура регистрируется в книге покупок на сумму зачтенного аванса, если арендодатель применяет общую ставку 22% и имеет право на вычет. При пониженных ставках 5% (7%) вычет авансового НДС невозможен, поэтому авансовые счета-фактуры не регистрируются в книге покупок.
Совет: если вы выбрали пониженную ставку 5% (или 7%), старайтесь избегать авансовой системы или переведите авансы в обеспечительный платеж, который не облагается НДС до момента зачета в счет арендной платы.
Коммунальные платежи: счета-фактуры и чеки
Если коммунальные услуги включены в состав арендной платы как переменная часть (сценарий 1), то на всю сумму арендной платы выставляется единый счет-фактура с вашей ставкой НДС. Кассовый чек пробивается на общую сумму, если арендатор — физлицо.
Если коммуналка оформлена как компенсация (сценарий 2), то на сумму компенсации счет-фактура не выставляется и чек не пробивается (объект обложения НДС отсутствует). Арендатор получает только счет на возмещение без НДС.
При агентском договоре (сценарий 3) арендодатель перевыставляет арендатору счет-фактуру ресурсоснабжающей организации (с НДС 22%) и отдельный счет-фактуру на агентское вознаграждение со своей ставкой. Чек ККТ пробивается только на агентское вознаграждение, если арендатор — физлицо.
Штрафы за невыставление счетов-фактур и чеков
| Нарушение | Штраф (ст. 120, 122, 119 НК; ст. 14.5 КоАП) |
|---|---|
| Невыставление счета-фактуры в срок | 10 000 руб. за первое нарушение, 30 000 руб. за повторное в течение календарного года (ст. 120 НК) |
| Занижение налоговой базы из-за отсутствия счетов-фактур | 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб. |
| Неприменение ККТ, невыдача чека | От 25% до 50% от суммы расчета без кассы, но не менее 10 000 руб. для ИП |
Пошаговая инструкция: что делать ИП на УСН, ставшему плательщиком НДС
- Проверьте свой статус. Если доход за 2025 год превысил 20 млн руб., вы плательщик НДС с 01.01.2026. Если превышение произошло в течение 2026 года — с 1 числа следующего месяца.
- Выберите ставку НДС. Для аренды коммерческой недвижимости чаще всего выгодна пониженная ставка 5% (до 272,5 млн руб. дохода). Ставка 22% имеет смысл при крупных расходах с НДС.
- Зарегистрируйтесь в электронном документообороте. Декларация по НДС сдается только в электронном виде, поэтому вам потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и доступ к оператору ЭДО.
- Настройте учетную программу. В 1С или другой системе обновите ставки НДС, настройте шаблоны счетов-фактур с новой ставкой, создайте книгу продаж (и покупок при ставке 22%).
- Определите круг арендаторов. Составьте список: кто является юрлицом/ИП, кто — физлицом. Для последних подготовьте ККТ (если еще нет).
- Выставляйте счета-фактуры вовремя. Установите регламент: например, последним числом месяца формируйте счет-фактуру на арендную плату.
- Сдайте первую декларацию по НДС. За I квартал 2026 года — до 27 апреля 2026 года.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выставлять один счет-фактуру за квартал?
Да, по арендным платежам, если они носят периодический характер, допускается выставление единого счета-фактуры за квартал не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Это нужно закрепить в учетной политике и согласовать с арендатором.
Как быть с обеспечительным платежом?
Обеспечительный платеж (гарантийный взнос) не является реализацией, поэтому при его получении НДС не начисляется, счет-фактура не выставляется, чек не пробивается. НДС возникнет только в момент зачета обеспечительного платежа в счет арендной платы.
Нужно ли корректировать старые договоры аренды?
Да, рекомендуется подписать с арендаторами дополнительные соглашения, в которых будет указана новая цена с НДС или новая ставка. Подробнее читайте в нашей статье «Как поднять арендную плату из-за НДС 22% и не поссориться с арендатором».
Вывод
Главное правило 2026 года для арендодателей на УСН: счет-фактура — всегда, чек — только если арендатор физическое лицо или оплата наличными. Настроив процессы один раз, вы избежите штрафов и сохраните хорошие отношения с арендаторами. Если сомневаетесь в правильности оформления или хотите автоматизировать выписку документов — наши эксперты помогут.
Нужна помощь с НДС и настройкой документооборота при аренде? Получить консультацию
Статья подготовлена экспертами «Центра Бухгалтерии» на основе: Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ; НК РФ (ст. 168, 169); Закона № 54-ФЗ; разъяснений ФНС России (письмо от 04.02.2010 № ШС-22-3/86@); методических рекомендаций ФНС для плательщиков УСН (2026); консультаций экспертов 1С и ГАРАНТ.
